Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkiem dla większości firm. Warto przygotować się już teraz. Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Z punktu widzenia przedsiębiorcy to nie tylko nowy format dokumentu, ale realna przebudowa procesu sprzedaży, zakupów i księgowości.
Co ważne, choć obowiązek wystawiania e-faktur dla większości podatników ma zacząć się 1 kwietnia 2026 r.(i nie jest to Prima Aprilis), to żeby odbierać faktury wystawiane przez innych, firma musi mieć dostęp i integrację z KSeF już od 1 lutego 2026 r. Dotyczy to wszystkich podmiotów objętych VAT — w praktyce więc, 1 lutego to data startowa dla zdecydowanej większości przedsiębiorców. Od tego dnia kontrahenci (zwłaszcza duzi podatnicy wchodzący w KSeF wcześniej lub firmy, które przystąpią dobrowolnie) będą wystawiać e-faktury w systemie, a ich odbiór bez sprawnego podłączenia może być utrudniony lub opóźniony. Dlatego przygotowania — uprawnienia, integracje IT, procedury i szkolenia pracowników — warto zakończyć przed 1 lutego, by zapewnić ciągłość obiegu dokumentów i terminowe rozliczenia VAT.
Dlaczego państwo wprowadza KSeF?
Po pierwsze, aby ograniczać wyłudzenia VAT i przyspieszyć kontrolę rozliczeń.
Po drugie, by ujednolicić obieg faktur i uprościć automatyzację w firmach.
Po trzecie, by zlikwidować problem „znikających” dokumentów – faktura w KSeF ma jeden numer i zawsze znajduje się w systemie.
Ministerstwo publikuje sukcesywnie dokumentację techniczną (API KSeF 2.0 i schemę FA(3)), a środowiska testowe pozwalają zawczasu zintegrować programy księgowe i sprzedażowe.
Wszelkie informacje udostępniane są na dedykowanej do tego stronie:
Kogo dotyczy KSeF w pierwszej kolejności?
Formalnie, od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmie największych podatników (sprzedaż brutto > 200 mln zł w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych podatników VAT.
Najmniejsi przedsiębiorcy uzyskujący przychody do 10 000 złotych miesięcznie zostaną objęci systemem KSeF od 1 stycznia 2027 roku.
Praktycznie jednak data 1 lutego staje się punktem startowym dla większości firm. Dlaczego?
Bo jeśli chcesz na bieżąco rozliczać koszty, musisz odbierać faktury od swoich dostawców – a oni będą je coraz częściej wystawiać wyłącznie w KSeF. To oznacza, że bez aktywnego dostępu i integracji z systemem nie zobaczysz wszystkich dokumentów kosztowych na czas, co utrudni księgowanie i może zablokować rozliczenia VAT.
W efekcie:
- nawet jeśli należysz do „drugiej fali” (1 kwietnia 2026 r.), musisz być gotowy już na 1 lutego, żeby odbierać e-faktury od kontrahentów;
- brak podłączenia do KSeF = ryzyko opóźnień w dostępie do faktur zakupowych, a więc i w ujęciu kosztów;
Warto już teraz uporządkować uprawnienia, zintegrować system sprzedażowy/ERP z API KSeF, przetestować odbiór i obieg dokumentów, tak aby od 1 lutego bieżące koszty „wpadały” do ewidencji bez przestojów.
Jak się przygotować praktycznie?
Mapa procesów – opisz, skąd w firmie biorą się dane do faktury i kto je zatwierdza.
Polityka numeracji i uprawnień – zdecyduj, kto może podpisywać i wysyłać faktury w KSeF, a kto tylko je podgląda.
Integracja IT – sprawdź, czy Twój system sprzedażowy/ERP ma gotowe łącze do API KSeF 2.0 i czy wspiera schemę FA(3).
Szkolenia i instrukcje – przygotuj proste checklisty dla działów sprzedaży, księgowości i windykacji.
Testy end-to-end – prześlij serię faktur testowych do środowiska KSeF 2.0 i zweryfikuj, czy dokumenty prawidłowo „wpadają” do ewidencji.
KSeF - nie taki zły jak go malują.
KSeF zapewni szybszą wymianę dokumentów, mniejsze ryzyko duplikatów i zaginionych faktur, łatwiejsze uzgadnianie rozrachunków i – z czasem – mniej pracy manualnej. Faktury mają być przechowywane w systemie przez 10 lat co wpłynie też na zmniejszenie obowiązków archiwizacyjnych.
Wielu przedsiębiorców liczy też na skrócenie zwrotów VAT, administracja skarbowa widzi dane praktycznie w czasie rzeczywistym co przełoży się na zmniejszenie standardowego zwrotu z 60 do 40 dni. Dobrze zaplanowany projekt wdrożenia minimalizuje też późniejsze koszty obsługi procesu fakturowania i windykacji.
Jako GRALEX Doradztwo Podatkowe łączymy perspektywę doradcy i praktyka. Pomagamy:
• przeprowadzić audyt gotowości do KSeF,
• przygotować polityki i upoważnienia,
• zmapować procesy i wdrożyć procedury awaryjne,
• przeszkolić zespół i przetestować integracje z KSeF 2.0,
• monitorować zmiany przepisów i komunikaty MF, aby wdrożenie było zgodne z aktualnym harmonogramem i wymogami technicznymi.
Kontakt:
GRALEX Doradztwo Podatkowe Sp. z o.o.
ul. Płk. Stanisława Dąbka 8–12, 82-300 Elbląg
tel. 501 674 134
e-mail: sekretariat@twojepodatki.eu
Artykuł sponsorowany