Sprwozdanie z drugich konsultacji "Elbląg konsultuje!"

Przedstawiamy Państwu sprawozdanie z warsztatów przeprowadzonych podczas debaty w dniu 28 listopada 2013 roku w Ratuszu Staromiejskim, którą opisywaliśmy w materiale z dnia 29 listopada br.

Informacja na temat debaty

Debata odbyła się 28.11.2013 w Ratuszu Staromiejskim w Elblągu w godz. 17.00-19.15. Wzięło w niej udział ok. 30 uczestników.
Celem debaty było zebranie opinii w jaki sposób zaprojektować stronę do konsultacji, aby jak najlepiej służyła mieszkańcom. Strona będzie własnością samorządu i będzie przez niego obsługiwana.

Spotkanie rozpoczęło się prezentacją podczas której przedstawiono założenia planowanej strony oraz pokazano „dobre praktyki” – już istniejące strony do konsultacji społecznych m.in. ze Szczecina, Warszawy, Olsztyna itp.

Zebrani pracowali w jednej grupie prowadzonej przez dwie moderatorki. Wyniki prac grupy były spisywane oraz podsumowane przez moderatorkę. Na podstawie wyników prac grup warsztatowych opracowane zostały poniższe wnioski i rekomendacje.

Wnioski i rekomendacje

1. Jaka strona?
- użytkowani strony powinien być zalogowany podając administratorowi swoje dane, włącznie z PESEL
- w przypadku głosowań strona powinna automatycznie weryfikować PESEL osoby głosującej
- użytkownik może występować w dyskusji anonimowo, pod nazwą podaną przez siebie
- strona powinna mieć swojego administratora (sprawy techniczne) oraz moderatora (czuwanie nad dyskusją na stronie), moderatorem może być każdorazowo inny urzędnik prowadzący konsultacje w ramach danego Departamentu
- strona powinna być miejscem do dyskusji dla mieszkańców zainteresowanych tematem konsultacji, powinno być uruchomione forum dyskusyjne
- podstawowym narzędziem konsultacji na stronie jest ankieta
- na stronie powinien być podział na obszary tematyczne konsultacji
- przy informacji o temacie konsultacji powinny być odnośniki: „dlaczego tak?” i „dlaczego nie?”, poprzez co łatwo można prześledzić argumenty zwolenników i przeciwników rozwiązań poddanych konsultacjom, mogą być to stanowiska ekspertów i mieszkańców
- strona powinna umożliwiać zadawanie pytań odnośnie tematu konsultacji na które powinien odpowiadać urzędnik odpowiedzialny za przebieg konsultacji lub inna kompetentna osoba
- przy każdym procesie konsultacji powinna być zamieszczona wyczerpująca informacja dotycząca tematu konsultacji
- stronę należy tak zaprojektować, aby była podatna na zmiany, rozszerzenia, wprowadzanie nowych rozwiązań i funkcji
- strona powinna wskazywać status konsultacji: planowana, trwająca, zakończona (archiwum)
- strona powinna posiadać oś czasu każdego procesu konsultacji, która wizualnie przedstawia etapy procesu konsultacji z określeniem czasu ich trwania oraz wskazaniem obecnego etapu
- konsultacje każdorazowo powinny być zakończone raportem
- powinna być wyszukiwarka zagadnień
- link do strony konsultacyjnej powinien być umieszczony na oficjalnej stronie Elbląga oraz innych stronach instytucji samorządowych
- osoby zainteresowane/media powinny otrzymywać newsletter/informacje o rozpoczynających się konsultacjach i raport z zakończonych konsultacji (wysyłka poprzez bazę adresów mailowych zainteresowanych osób, dla mediów funkcja rss
- powinna być przewidziana możliwość dokonania ewaluacji (oceny) przeprowadzanych poprzez stronę konsultacji

2. Zawartość strony
- plany/haromonogram konsultacji na dany rok
- informacje o trwających konsultacjach, ich statusie np. na osi czasu
- lokalizacja miejsc związanych z konsultacjami na mapie „google”
- możliwość dodawania na forum dyskusyjnym zdjęć, filmów, dokumentów
- wypowiedzi ekspertów dotyczące tematów konsultacji
- na stronie powinna być aplikacja naprawmyto.pl
- raporty końcowe z zastosowaniem infografiki przedstawione w przystępnym języku

3. Wnioski konsultacyjne składane przez mieszkańców
- każdy mieszkaniec ma prawo poddać temat do konsultacji wraz z uzasadnieniem
- w przypadku zgłoszenia wniosku konsultacyjnego niezgodnego z prawem lub stanem faktycznym powinna istnieć możliwość usunięcia inicjatywy konsultacyjnej przez administratora z podaniem uzasadnienia
- każdy zgłoszony wniosek powinien być poddany dyskusji na forum dyskusyjnym
- jeżeli w terminie do 60 dni jego wniosek konsultacyjny otrzyma poparcie określonej liczby użytkowników strony (np. 200), jego wniosek powinien być uwzględniony i temat poddany konsultacjom
- jeżeli wniosek konsultacyjny nie uzyska wymaganej w terminie liczby głosów, przechodzi do archiwum

4. Etyka strony
- stronę powinna obejmować etyka internetowa
- na forum powinna być opcja „zgłoś nadużycie”
- stroną powinien zarządzać moderator – porządkowy
- należy stosować moderację przez użytkowników poprzez możliwość kliknięcia + lub – (każda osoba może ocenić tylko raz)
- powinno istnieć pogotowie administracyjne - możliwość reakcji administratora/moderatora przez 24h, aby usunąć obraźliwe wpisy (tzw. alert moderatora) z uzasadnieniem takiej decyzji

5. Promocja strony poprzez:
- udostępnienie innym portalom informacji i danych w rss
- publikowanie danych o przebiegu konsultacji na oficjalnej stronie miasta: elbląg.eu
- media lokalne
- podlinkowanie na innych stronach
- zamieszczenie profilu strony na Fb
- możliwość publikacja informacji ze strony na profilach osobistych Fb, twitter, google+ itp
- strona – w miarę możliwości – powinna „współpracować” z innymi stronami i rozwiązaniami informatycznymi Urzędu Miejskiego
- zamieszczanie informacji we wszystkich biuletynach miejskich
- ulotki przekazane do mieszkańców
- plakaty informacyjne
Konsultacje dokonywane za pomocą strony internetowej powinny być połączone z innymi metodami konsultacyjnymi, np. spotkania informacyjne, warsztaty, debaty, wywiady zogniskowane itp.

Opracował zespół ekspertów Stowarzyszenia ESWIP
Elbląg, 02.12.2013