Przedsiębiorcy nie muszą osobiście załatwiać swoich spraw w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Mogą do tego upoważnić inną osobę. Muszą jednak pamiętać o aktualizowaniu danych pełnomocników. Chodzi o to, aby ważne informacje nie znalazły się w niepowołanych rękach.
Do załatwiania spraw związanych z rolą płatnika składek, w tym do profilu płatnika na PUE/eZUS, przedsiębiorca może upoważnić inną osobę, np. księgową lub pracownika biura rachunkowego. Takie pełnomocnictwo może dotyczyć załatwiania wszystkich spraw w ZUS lub tylko konkretnego obszaru, który wskaże mocodawca.
Jeśli zakres pełnomocnictwa nie będzie ograniczony, pełnomocnik będzie miał dostęp do wszystkich danych płatnika składek. Oznacza to możliwość wglądu w rozliczenia z ZUS, całą korespondencję na PUE/eZUS, szczegóły zwolnień lekarskich czy dane osób zgłoszonych do ubezpieczeń. Dlatego warto ograniczyć dostęp tylko do wybranych informacji, np. do korespondencji (a nawet do konkretnego typu wniosków) lub jedynie do zwolnień lekarskich.
Dostęp do roli płatnika może mieć nieograniczona liczba osób, a profil płatnika może udostępnić płatnik składek lub pełnomocnik, który ma uprawnienia do substytucji pełnomocnictwa.
- Gdy zmienia się osoba odpowiedzialna za kontakt z ZUS, przedsiębiorca powinien odwołać nieaktualne już pełnomocnictwo. Często jednak jest to zaniedbywane. Powoduje to sytuacje, że płatnik składek ma przypisane do swojego profilu ZUS pełnomocnictwa dla kilku osób, niekiedy z różnych biur rachunkowych, z którymi prawdopodobnie od dawna nie współpracuje – mówi Anna Grabowska, regionalny rzecznik prasowy ZUS w województwie warmińsko-mazurskim
Przedsiębiorca może sprawdzić na PUE/eZUS, kogo upoważnił do kontaktu z ZUS. Informacje na ten temat znajdzie w zakładce „Ustawienia”. Pełnomocnictwa może też zweryfikować przy okazji wizyty w placówce.
Pełnomocnictwo może odwołać mocodawca, ale również pełnomocnik. Aby to zrobić, najlepiej skorzystać z gotowego formularza PEL-O. Odwołanie pełnomocnictwa można przekazać w formie papierowej do placówki ZUS lub w formie elektronicznej przez PUE/eZUS. Jeśli odwołanie pełnomocnictwa dotyczy spółki, która ma wielu przedstawicieli, do PEL-O trzeba dołączyć załącznik PEL-Z z podpisami wszystkich przedstawicieli spółki.
Jak ustanowić pełnomocnika
Warto skorzystać z przygotowanego przez ZUS formularza PEL:
- W wersji do pobrania, wypełnienia i wydruku można go znaleźć na stronie zus.pl w zakładce „Wzory formularzy”. Wypełniony, wydrukowany i podpisany formularz można przekazać do ZUS pocztą lub osobiście.
- W wersji elektronicznej jest on dostępny na PUE/eZUS – mocodawca może wysłać dokument po przejściu w zakładkę „Płatnik” lub „Ubezpieczony”.
Pełnomocnictwo, które jest składane elektronicznie, można podpisać:
- profilem zaufanym,
- podpisem osobistym (e-dowodem),
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Jeśli płatnikiem składek jest spółka mająca wielu przedstawicieli, którzy wspólnie muszą udzielać pełnomocnictwa, to do formularza PEL trzeba dołączyć załącznik PEL-Z. Załącznik musi być podpisany przez wszystkich przedstawicieli spółki.
Ważne!
Jeśli pełnomocnik odbiera pocztę poza swoim miejscem zamieszkania (np. w siedzibie biura rachunkowego), należy podać adres siedziby jako adres do korespondencji. Inaczej pisma będą trafiać do miejsca zamieszkania pełnomocnika.
Anna Grabowska
Regionalny Rzecznik Prasowy ZUS
województwa warmińsko-mazurskiego
