Od 2026 roku polskie firmy wejdą w zupełnie nowy model dokumentowania sprzedaży. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się centralnym punktem wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. To rewolucja, której skala dotyka zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i jednoosobowych firm rodzinnych.
Zobacz krok po kroku kogo obejmie obowiązkowy KSeF, od kiedy, na jakich zasadach oraz jakie działania należy podjąć, aby wejść w 2026 rok przygotowanym i spokojnym.
Dlaczego KSeF staje się obowiązkowy? Wprowadzenie do zmian
Krajowy System e-Faktur to jedna z największych reform podatkowych ostatnich lat. Ministerstwo Finansów zapowiadało ten krok od dawna – system testowano, konsultowano i poprawiano, aż ostatecznie wyznaczono twarde terminy wejścia w życie obowiązków.
We wspólnych materiałach MF podkreśla, że celem systemu jest:
- cyfryzacja obiegu faktur,
- uszczelnienie systemu podatkowego,
- bezpieczeństwo i przejrzystość danych,
- zmniejszenie ryzyka błędów,
- szybszy zwrot VAT (40 dni zamiast 60).
Z kolei doradcy podatkowi, tacy jak Samir Kayyali, podkreślają, że to również ogromny krok w stronę uporządkowania procesów w firmach — choć będzie wymagał wysiłku i zmiany przyzwyczajeń. Jak zauważył ekspert w podcaście Kawa z Faktura.pl:
KSeF to rzeczywista rewolucja — każdy przedsiębiorca, nawet najmniejszy, będzie musiał się do niej dostosować.
Nowe zasady oznaczają jednak konkretny obowiązek, którego nie da się pominąć.
Kluczowe terminy. Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Zgodnie z oficjalnymi informacjami Ministerstwa Finansów:
► 1 lutego 2026 r. — start obowiązkowego KSeF dla największych firm
Dotyczy to przedsiębiorstw, które:
- w 2024 r. osiągnęły sprzedaż ponad 200 mln zł (z VAT)
(nie chodzi o zysk, tylko wartość sprzedaży ogółem).
► 1 kwietnia 2026 r. — obowiązek dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców
Niezależnie od:
- formy prawnej (JDG, spółka, fundacja prowadząca działalność),
- rodzaju działalności,
- statusu VAT (czynny, zwolniony).
To oznacza, że każdy przedsiębiorca prowadzący działalność w Polsce — również jednoosobowy — będzie musiał wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
► Szczególne przypadki i wyjątki
Ministerstwo wskazuje jednak pewne okresy przejściowe:
- do 31 grudnia 2026 r. najmniejsi podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF, jeśli miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekroczy 10 000 zł,
- do końca 2026 r. można nadal wystawiać paragony z NIP do 450 zł jako faktury uproszczone,
- faktury B2C (dla konsumentów) — nadal dobrowolne.
To daje najmniejszym firmom nieco oddechu. Mimo to — obowiązek wejścia do systemu i odbierania faktur w KSeF rusza od 1 lutego 2026 r. bez wyjątku.
Kogo konkretnie dotyczy obowiązek? Przegląd grup przedsiębiorców
Choć przepisy są ogólne, warto przyjrzeć się poszczególnym grupom prowadzącym działalność. Dzięki temu przedsiębiorcy z Elbląga — bez względu na branżę — łatwo sprawdzą, czy obowiązek KSeF dotyczy również ich firmy.
Jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG)
Obowiązek obejmuje wszystkie JDG — nawet te wystawiające faktury sporadycznie (np. 2–3 w miesiącu).
Mikrofirmy i małe przedsiębiorstwa
Większość lokalnych firm – warsztaty, salony kosmetyczne, sklepy, zakłady usługowe – wchodzi w obowiązek 1 kwietnia 2026 r.
Co ważne, nawet jeśli mikroprzedsiębiorca wystawia faktury tylko czasem, np.:
- raz w miesiącu,
- kilka razy do roku,
to i tak będzie musiał przejść na KSeF.
Średnie firmy
Dla nich zasady są takie same jak dla małych — start 1 kwietnia 2026 r., chyba że przekroczyły próg 200 mln zł (co w praktyce dotyczy nielicznych firm z regionu).
Duże przedsiębiorstwa
Tu KSeF startuje najwcześniej — 1 lutego 2026 r. Dotyczy to firm z ogromnymi obrotami.
Rolnicy ryczałtowi i gospodarstwa rolne
Rolnicy prowadzący działalność gospodarczą (np. sprzedaż płodów rolnych z fakturą) mają obowiązek KSeF od 1 kwietnia 2026 r., z pewnymi wyjątkami przy fakturach VAT RR.
Jednostki Samorządu Terytorialnego (JST)
Gminy, powiaty, miejskie jednostki organizacyjne (szkoły, instytucje kultury) — również obowiązkowo od 2026 r.
Lekarze, prawnicy, specjaliści rozliczający się kontraktami
Nawet jeśli wystawiają 1 fakturę miesięcznie (np. za kontrakt medyczny) — muszą używać KSeF.
Wynajmujący lokale firmom
Osoba fizyczna niezarejestrowana jako VAT-owiec, która wynajmuje lokal firmie — też podlega obowiązkowi KSeF.
Co tak naprawdę zmieni się w praktyce? (wprowadzenie)
Wiele osób pyta, co to oznacza dla codziennej pracy. Czy trzeba będzie logować się codziennie do portalu MF? Czy wszystkie faktury staną się publiczne?
Aby rozwiać te wątpliwości, warto zrozumieć fundament systemu.
Faktura wystawiana w KSeF zyskuje moc prawną dopiero po nadaniu numeru KSeF
To duża zmiana. Obecnie fakturę tworzy się „u siebie” i wysyła do kontrahenta.
W KSeF:
- fakturę wystawiasz w programie,
- przesyłasz do KSeF,
- system nadaje numer KSeF,
- dopiero wtedy faktura jest uznana prawnie.
Jeśli system odrzuci plik — faktura nie istnieje.
Brak możliwości zmiany faktury po jej wystawieniu
Po przyjęciu do KSeF nie da się jej edytować. Wszelkie poprawki muszą być wykonane poprzez korekty.
Koniec z fakturami „z datą wsteczną”
Jak zauważa Samir Kayyali „Technicznie wystawianie faktur wstecz przestaje istnieć.”
Data wystawienia to data wysłania do KSeF.
Odbieranie faktur również przez KSeF
Przedsiębiorca nie dostanie faktury od kontrahenta mailem „jak kiedyś”.
Od 1 lutego 2026 r. musi je pobrać z KSeF, bez względu na to, czy sam już wystawia tam faktury.
Co z firmami, które nie mają internetu albo pracują „papierowo”?
To jedna z najczęściej pojawiających się wątpliwości. W zestawie pytań MF opisano to wprost:
- brak internetu nie zwalnia z obowiązku,
- przedsiębiorca musi upoważnić biuro rachunkowe lub inną osobę,
- dokumenty będą wystawiane w jego imieniu.
To ważna informacja dla starszych przedsiębiorców oraz osób pracujących w systemie usług lokalnych w małych miejscowościach pod Elblągiem.
Jak przygotować się do KSeF? Wstęp do praktyki
Odpowiednie przygotowanie to dziś najważniejsza część procesu.
Z dokumentów i rozmów z ekspertami wynika, że są dwa podstawowe kroki:
KROK 1. Załóż profil zaufany / podpis elektroniczny
Bez tego nie zalogujesz się do KSeF.
KROK 2. Sprawdź swój program do wystawiania faktur
Stare programy offline, Word, Excel — nie będą działały.
Jeśli obecny program nie planuje integracji z KSeF — należy go zmienić. W tym kontekście warto zauważyć, że systemy takie jak Faktura.pl już są w pełni przygotowane do KSeF, co ogranicza konieczność dodatkowej konfiguracji.
Pora na przygotowania
Obowiązek korzystania z KSeF w 2026 roku obejmie niemal wszystkich przedsiębiorców w Polsce — bez względu na branżę, wielkość firmy czy liczbę wystawianych faktur. Jedyna różnica dotyczy terminu startu:
- 1 lutego 2026 r. – firmy z obrotami powyżej 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 r. – cała reszta przedsiębiorców.
Przedsiębiorcy z Elbląga i okolic powinni potraktować najbliższe miesiące jako czas przygotowań — zdobycia profilu zaufanego, wybrania odpowiedniego programu oraz przeszkolenia siebie i pracowników.